نبذه مختصرة عن تعريف ادارة المشروعات

[size=1
8]مقدمـــــة[/size]
كل منا يمارس الإدارة بصورة أو بأخرى ... فحاجته إلى تدبير أموره وتطور هذه الحاجات مع تطور الإنسان أدى إلى تطور ممارساته وأساليبه لتدبير تلك الحاجات.
فالإنسان قام بإدارة أسرته وعندما تطورت الأسرة وكبرت وأصبحت قبيلة وزادت احتياجاتها لزم الأمر تطوير الإدارة إلى درجة أعلى لتدير شئون هذه القبيلة... وهكذا الدولة التي تحتوي على أكثر من قبيلة ومن لون ومن دين فهي تحتاج إلى إدارة بشكل يحقق أهداف واحتياجات تلك المجموعات.

ومع ظهور المنشآت الصناعية والتجارية وتشابك علاقاتها مع بعضها ومع الغير كان لابد من وجود أسس لإدارة تلك المنشآت لمراقبة الإنتاج والعدل بين صاحب العمل والعامل وتطوير الأداء وتقييمه والتنسيق بين جهود المجموعة والإشراف على تلك الجهود.

عندما حدث التطور الصناعي في الغرب ركز المهندس الصناعي الأمريكي فريدريك تايلور في كتابه الإدارة العامة 1918م على أساليب زيادة الإنتاج وتقليل التكلفة عن طريق دراسة الحركة والوقت والتكلفة.
أما هنري فايول مهندس المناجم الفرنسي فقدم نظرية أشمل في كتابه الإدارة الصناعية والعمومية 1918م وناقش عناصر الإدارة ووظائفها وهي التخطيط – التنظيم – القيادة – التنسيق – الرقابة.
ثم قدم تشيستر برنارد في معالجة حديثة لعلم الإدارة بربطه الإدارة بالعلوم الأخرى – الاجتماعية والنفسية وسلوك الفرد وطرق تفكيره.

نلاحظ مما سبق أن النظريات الأولى لم تعالج الجوانب المتصلة بالإنتاج مثل علاقة ودور الإنسان داخل المصنع وخارجه ولم تتحدث عن القدرة في اتخاذ القرارات والعوامل المؤثرة على ذلك ولا نظريات القيادة ولا الدوافع السلوكية للإنسان وبالتالي أساليب التحفيز.

والآن وبعد المقدمة السابقة هل لنا أن نضع تعريف للإدارة بشكل عام؟
نقول:
تعتبر الإدارة الهندسية أحد العلوم الحديثة التي ظهرت في السنوات الأخيرة نتيجة للحاجة الماسة لها وهذا يستند على التقنية العلمية لتنظيم الجهود الإنسانية والموارد اللازمة لتنفيذ المشاريع وإخراجها من حيز التفكير والتخطيط إلى حيز التنفيذ والاستخدام.

كما قيل عنها بأنها فن توجيه جهود العاملين للحصول على إنتاجية عالية وجودة مرتفعة مما يعمل على تفادي الخسارة وزيادة الأرباح وتوفير عنصر الأمن والسلامة.

هل علم الإدارة الهندسية علم منفصل عن باقي العلوم؟
بالطبع لا ... فهو علم مرتبط ارتباطاً مباشراً بكثير من العلوم الأخرى مثل الاقتصاد الهندسي وعلم النفس وعلم الاجتماع ونظريات الإدارة بشكل عام والعلوم الهندسية والعلوم المالية.
لأن الإدارة الهندسية للمشاريع تعمل على توظيف العلوم الأخرى لخدمة إدارة المشروع ثم أن الطاقم الذي يعمل في المشروع هم أشخاص من المجتمع ونظريات علم النفس والاجتماع تلعب دوراً هاماً في تشجيع وتنظيم هذه الطاقات البشرية والتي تعتبر أهم مصدر للمهندس الإداري.


هل نحن بحاجة إلى إدارة مشاريعنا الهندسية ؟؟
نعم ... وألف نعم
لأن التطور العمراني ووجود المشاريع الضخمة في منطقتنا العربية والتي لم نكن نألفها في السابق من حيث الحجم وتعدد نوعيات الأعمال الداخلة في الإنشاء وتنوع الآلات المستخدمة في الإنشاء ووجود عدد كبير من البشر داخل المشروع يتطلب منا إيجاد أسلوب معين لتنظيم العلاقات بين ما ذكر أعلاه وبين صاحب القرار لإكمال العمل في أقل وقت وبأقل تكلفة.
إذن نحن بحاجة إلى إدارة المشاريع الهندسية وبقدر حجم المشروع فعندما يكون المشروع كبيراً نحتاج إلى إدارة متمكنة ذات خبرة وتقنيات عالية وطاقم مدرب.

كثير منا يسأل هل مدير المشروع يجب أن يكون مهندساً؟؟ ولماذا ؟
إن قلت لكم أن كلمة مدير تعني صلاحيات واتخاذ قرارات ومن يفتقر لهذين العنصرين فليس مديراً حتى لو جلس على كرسي مدير وأن ناداه الجميع ... يا مديرنا .

فهل مدير المشروع يجب أن يكون مهندساً ؟؟؟؟؟؟؟

اتفقنا مسبقاً أن المشاريع الإنشائية تحتوي على حجم كبير ومتنوع من الأمور الفنية المتعددة والمتشابكة وهذا يجعل من الصعب جداً جداً وبدون مبالغة قد يصل لدرجة الاستحالة على أي شخص إداري غير مهندس أن يقوم بإدارة تلك المشاريع نظراً للحاجة الماسة إلى قرارات تنفيذية تحكم العملية وتسيطر عليها وترتبها وأن تحافظ على الأمن والسلامة إلا إنسان فني متخصص.
ثم عملية الاتصال ونقل المعلومات الفنية بين أطراف المشروع المنفذة له والتنسيق بين المجموعات وتوجيهها إلى هدف إنشاءه ألا يتطلب منا توفير المهندس المدير وأن نهتم بتدريبه وتنمية قدراته الإدارية ؟؟؟

من هذا المنطلق ارتأينا في منتدى مستشارك للبناء وبجهود المشرفين المخلصين على خدمة المهندسين والمهندسات أن نقدم كل ما يفيد باتجاه نقل المعرفة والخبرة في إدارة المشاريع.

حسب اعتقادكم
ماهي عناصر الإدارة ؟
هل الإدارة الهندسية للمشروع لدى المقاولين هي نفس الإدارة الهندسية عند المالك ؟
ومن الأكثر حاجة لها؟
ماهو المطلوب من المدير ؟

جميع من درسوا علوم الإدارة إن كانت – المدنية – الهندسية – المالية – العسكرية متفقين على الإطار العام لعناصر الإدارة
فمنهم من يعتبر أن العناصر هي
التخطيط – التنظيم – التوجيه – الرقابة
ومنهم من يقول التخطيط – التنظيم – التنسيق – القيادة – الرقابة كما حددها هنري فايول وأضاف إليها التوظيف

وسنناقش سوياً مفهوم كل عنصر من العناصر التي حددها هنري فايول من زاوية ارتباطها بنشاطات المشاريع الإنشائية

عناصـــر الإدارة
1-التخطيط : لكل مشروع هدف أو فكرة معينة
ومن أجل تحقيق الهدف وتجسيد الفكرة وإخراجها لحيز الملموس لا بد لنا من خطوات عمل تقودنا وتحدد مهام كل فرد منا وما هو دوره في إنجاز خطوة من خطوات العمل.
عملية خلق تلك الخطوات وترتيبها وتنسيق الأدوار فيها وتحديد الأساليب والأدوات والبرامج التي تؤدي إلى تحقيق الخطوات عملياً هو ما نسميه التخطيط.

وباختصار التخطيط هو وضع الأسس والمبادئ وأسلوب وإجراءات تحقيق الهدف بالاستخدام الأمثل للمصادر المقررة لتنفيذ الخطة بعد تحديدها إن كانت بشرية أو مادية وتوفيرها مع الأخذ بالظروف المتوقعة أثناء التنفيذ والبيئة المحيطة بالهدف.

ومن التعريف السابق للتخطيط نستنتج أنه إن أردت التخطيط لشيء ما يجب أن تحدد
الهدف – الأسلوب – الإجراءات – البرامج – المصادر – اتخاذ القرار

نحن في طور التخطيط وسنحدد الهدف لكن هل الهدف شعار فقط أم توجد مؤثرات قد تجعل من تحقيقه صعب؟؟؟
طبعاً توجد وعلينا وضع العناصر التي تؤثر في نوعية الهدف قبل أن نقرر مثل:-
1- فلسفة الشركة
: نظرة صاحب الشركة للمشروع على سبيل المثال بأن هذا النوع من المشاريع لم ينفذها من قبل ويريد أن يكتسب خبرة في هذا المجال وهنا تكون الجودة والزمن عاملان مهمان.
ولاحظوا ومن نفس النظرة ربما الجودة لا تكون مهمة ويستبدلها وذلك في حالة وجود مشروع ثاني للشركة و تصبح التكلفة والزمن هما العاملان المهمان وليس الجودة والزمن.

2-نوع المشروع :
توجد مشاريع لها طابع خاص مثلاً أماكن العبادة – المستشفيات تستوجب الاهتمام بالجودة والنوعية لكن المدارس والمشاريع الاستثمارية تستوجب التركيز على الزمن.

3-الجهة المالكة للمشروع
مثل جهاز الإشراف والمصمم والممول هذه عناصر تؤثر على تحديد الهدف وليس للمقاول سيطرة عليها وعليك قراءة تاريخهم وفلسفتهم لتحصل على رضاهم وموافقتهم عل العمل.
فأحياناً تكون فلسفة المالك تعتمد على عامل الزمن ولكن المكتب الاستشاري ( المشرف على تنفيذك ) يركز على الجودة فهنا يجب أن تسأل نفسك من فيهم الأقوى وحسب خبرتك فيهم ودراستك لتاريخهم السابق لأن المشرف هو ممثل المالك

أمور كثيرة يجب عليك أخذها بالحسبان ودراستها جيدا حتى تستطيع إقرار الهدف.
فلا تترك صغيرة ولا كبيرة ولا شاردة أو واردة إلا وخذها بالحسبان فكلها تؤثر على نوعية الهدف والذي ستخطط لاحقاً على تحقيقه.

ثانيــاً : الأسلوب ( السياسات )
وهو الأسلوب المتبع والمجال الذي يستطيع المسئول من خلاله تنفيذ الخطة ويناور من خلالها. بمعنى أسلوبك في التنفيذ هو عنصر قوتك به تحقق هدفك . به تستطيع تغيير المسار . به تستطيع التعديل على الخطة في الأوقات الحرجة.

كيف ؟؟؟
هل أستخدم عمال موظفين لدى الشركة أم بالمياومة؟
هل أتعاقد مع مقاولين من الباطن أم أقوم بالتنفيذ بنفسي؟
هل العمال من داخل الوطن أو أجانب؟
وإن اخترت من الخارج هل أستأجر سكن أم أقوم ببناء بناية سكنية لهم؟
هل نوفر المواد من موردين من الداخل أو أقوم بالتوريد من الخارج مباشرة؟
هل الدفع للموردين بشيكات مؤجلة أم نقدي؟
هل نستأجر معدات أم نشتري وهل نستفيد منها بعد المشروع؟
هل نحن ملزمين بتأمين العمال وعلاجهم ومكافئات حسب الأنظمة؟
كيف نتابع العمال ونقيم إنتاجهم هل بمقارنة ما أنتجوه بما كان مخطط عن طريق مراقبة التكلفة أم حسب التقارير اليومية مقارنة بالجدول الزمني؟

والأهم مما سبق كله تحديد الصلاحيات لكل واحد ليتمكن من خلال صلاحياته أخذ القرار والذي يتحمل في النهاية نتيجته.

ثم نترجم كل ما سبق إلى تكاليف ومبالغ ونرى أيهما أفضل ونقرها وتكون هي السياسات.

إن نجاح الأسلوب المتبع في الشركة ودقته يعتمد على
]color=red]1-كفاءة وخبرات المخططين له
2-توفر المعلومات ودقتها لديهم
3-التمتع بحاسة التنبؤ
4-المعرفة الجيدة بظروف المشروع وما يحيطه به من تغيرات وتقلبات
5-أن تكون الأساليب واضحة ومفهومة لدى المنفذين وليس للمخططين فقط
6-مدى الالتزام والانتماء للشركة.
[/color]

ثالثـــاً : الإجراءات
بمعنى الآلية المتبعة لاتخاذ قرار يتعلق بالتنفيذ ضمن السياسة المتفق عليها
مثلاً ماهية الإجراءات أو الخطوات التي سنقررها حينما نريد توريد اسمنت للمشروع؟

تقوم الإدارة واضعو التخطيط بتثبيت خطوات معينة ينتهجها كل صانع قرار حتى يضمنوا المراقبة والمتابعة والتقييم والمحاسبة بعد ذلك إما بالثواب أو بالعقاب وتكون كالتالي
1-تحديد من هو المسئول عن أخذ القرار بأننا بحاجة للاسمنت أم لا وما هي الكمية.
2-من الذي يحدد مكان التوريد وتقييم العروض والبت في ذلك حسب دراسة التكلفة.
3-من الذي يوافق على الشراء.
4-وضع نماذج كتابية مطبوعة حسب تسلسل الإجراء وعلى الجميع الالتزام بذلك.

رابعـــاً : البرامــج
البرامج هي وسيلة عرض لفعاليات وأنشطة المشروع مربوطة بالزمن يمكن من خلالها معرفة المراقب متى تاريخ بداية النشاط ومتى تاريخ انتهاءه وما علاقته الزمنية مع باقي الأنشطة.
كما تعتبر البرامج مؤشر قياس الإنتاجية ومدى انحرافها عن الذي تم تخطيطه.
وهنا على كل مهندس يطمح في أن يصبح مديراً لمشروع أن يكون ملماً بالبرامج الموجودة في السوق والتي تختص في ذلك مثل
Microsoft Project – Network Technique – Bar Chart – CPM. Critical Path Method

أما فوائد تلك البرامج فهي كثيرة ولا مجال هنا لذكرها فمهما وصفتها لكم لن أكون قد وضحت حجم فائدتها .. فقط للمثال أنه بإمكانك في لحظة ما معرفة كم هو انجازك وما هي مصاريفك وربحك وماذا تحتاج لهذا الشهر من مال أو مواد أو عماله وهل ستنتهي في الزمن المحدد أم لا ..................

خامســاً: المصادر
وهي الوسائل والأدوات لتي من خلالها نقوم بتنفيذ الخطة وهي وسائل مادية وثانية بشرية وثالثها زمنية.
فالمادية هي الأخشاب والماكينات والعدة والأموال أيضاً.
أما البشرية فهو الطاقم الإداري والفني والحرفي الذين سيستخدمون الوسائل المادية.
وأما الزمنية فهو مدة المشروع المحددة لتنفيذ الخطة بدءاً من التخطيط وانتهاءاً بتحقيق الهدف.

الزمن : هل تضمن إنهاء لمقاول الفرعي عملك ضمن خطتك؟؟ فله ظروفه
هل تضمن توريد المورد للأجهزة في الموعد المحدد حسب خطتك ؟
هل تضمن حضور الاستشاري واستلام عمل أو الموافقة على مرحله أنهيتها لتنتقل إلى المرحلة الثانية حسب خطتك ؟
حتى تكون مديراً ناجحاً خذ كل هذه الأمور عند إدارتك للمشروع ووضع خطتك.


سادساً : القرارات
لتحقيق الهدف وضعنا السياسات ثم الإجراءات والبرامج التي تساعد وحددنا المصادر التي سنستخدمها وجميعها تكتيكية وتحتاج إلى عمل دءوب لتحقيقها والسيطرة عليها لتسير حسب الخطة الموضوعة وتحتاج إلى توجيه ومراقبة ومتابعة للفعاليات هل انتهت الفعالية أم لا؟ هل ننتقل للأخرى أم لا؟ وهذا يتطلب أمر أي قرار وهنا تكون الحاجة إلى القرارات وهي تنفيذ الخطة.
وعليه فإن اتخاذ القرار هي عملية فكرية وشخصية وهذا يؤكد وجود اختلاف في القرارات للمشكلة الواحدة تبعاً لاختلاف الأشخاص والقرارات منها إرادي ومنها غير إرادي
فعندما نريد أن نتجنب خطراً فإننا نتجنبه بطريقة إرادية ولكن عندما يكون الخطر واقع بسرعة تجعلنا نتصرف بردة فعل فإن قرارنا لتجنبه هنا لا إرادية.وليس هذا موضوع حديثنا

إن اتخاذ القرارات والمقصود الإرادية لها أسس علمية منها التفكير بطريقة علمية بأن تكون موضوعياً في بحث المشكلة ملماً بجوانب المشكلة ومنسقها ومحللها ومسندها لتجاربك السابقة وموجد البدائل. وأسأل الله أن يكون هذا نهجنا جميعاً في حياتنا.

مجهود رائع مهندس ناصر